Persondata- og cookiepolitik
Vi tager beskyttelse af dine persondata alvorligt
Persondataansvar hos Ravn IT
Ravn IT har vedtaget denne persondatapolitik, der gælder for alle virksomhedens medarbejdere i forbindelse med behandlingen af persondata.
Persondatapolitikken indeholder en beskrivelse af, hvordan vi behandler persondata om vores kunder og andre parter, som vi håndterer persondata omkring som led i vores arbejde eller til opfyldelse af andre formål.
For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.
Vi er dataansvarlige (men kan i visse situationer være databehandlere).
Når vi behandler persondata om kunder og andre (typisk medarbejder eller kontaktpersoner hos vores kunder) som led i driften af vores virksomhed, er vi som oftest at betragte som dataansvarlige, mens vi i andre situationer er databehandlere. Hvor vidt vi er dataansvarlige eller databehandlere afhænger af den konkrete situation. Nedenfor har vi angivet de typiske situationer ud fra vores relation til dig.
Behandling af personoplysninger for dig som kunde
Når vi håndterer personoplysninger om eller for dig som kunde - herunder kontaktoplysninger på dine medarbejdere mv. - gør vi det for at løse en opgave, som du har bedt os om at hjælpe dig med. Vi vurderer, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger, der er nødvendige og relevante, og hvor længe personoplysningerne skal opbevares. Når vi er dataansvarlig i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”).
I forbindelse med opgaver som omfatter oprettelse af vores kunders medarbejdere og kontaktpersoner i de systemer, som vi hjælper dig som kunde med at administrere, herunder tildeling af rettigheder, oprettelse af mailadresser m.m., agerer vi som databehandlere for dig som kunde. I denne forbindelse er der indgået en særskilt databehandleraftale, som beskriver disse forhold nærmere.
Ravn IT leverer ligeledes ydelser fra underleverandører, som i relation til persondatareglerne er underdatabehandlere for Ravn IT. Dette kan være i forbindelse med levering af hosting, backup, mail løsninger, mail signaturer, fildeling, intranet og internet løsninger, telefoni og makulering. Ravn ITs underleverandører, som er i berøring med persondata, fremgår ligeledes af de databehandleraftaler, der er indgået med dig som kunde.
Behandling af personoplysninger for andre parter end kunder
I forbindelse med varetagelsen af opgaver for vores kunder, vil der være situationer, hvor vi skal håndtere personoplysninger om andre parter med relation til kunden eller opgaven, f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, aftaleparter, kundens kunder. Overfor sådanne parter vil vi som oftest være dataansvarlige.
Det betyder, at vi skal sikre opfyldelse af den registrerede persons rettigheder efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”).
Behandling af personoplysninger som led i jobansøgning og rekruttering
Som dataansvarlig for persondata i en jobansøgning skal vi sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”). Ravn IT har udarbejdet en særskilt politik for behandling af persondata i forbindelse med rekruttering, som du finder på www.ravnit.dk/jobhosravnit
Kontaktoplysninger
Ravn IT har udpeget direktør Torben Ravn som overordnet ansvarlig for virksomhedens behandling af persondata. Torben Ravn kan kontaktes på tr@ravnit.dk eller på 22 42 22 42.
Vi sikrer fair og transparent databehandling
Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.
Hvis vi indhenter data om dig fra andre, f.eks. en leverandør, myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig om det senest 30 dage efter, vi har indhentet dine persondata – men normalt hurtigere.
Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata.
Behandling af persondata
Vi anvender flere typer persondata
Vi anvender de persondata, som er nødvendige og relevante for varetagelsen af den konkrete opgave for vores kunder.
De data, vi anvender, kan – afhængig af karakteren af opgaven – omfatte:
Almindelige persondata
Almindelige persondata kan f.eks. være oplysninger om navn, adresse, mobilnummer, titel samt yderligere kontaktoplysninger mv. Karakteren af oplysninger vi indhenter, afhænger af opgavens karakter.
CPR-numre
I en række sammenhænge er vi nødt til at behandle CPR-numre for vores kunder, f.eks. hvis der hos vores underleverandører gemmes eller på anden måde behandles oplysninger om løn til medarbejdere.
Følsomme oplysninger
Der sker i visse tilfælde behandling af følsomme persondata for vores kunder, såfremt vores kunder i deres it-systemer behandler følsomme persondata, som vores underleverandører sørger for f.eks. hosting eller backup af.
Følsomme persondata kan være helbredsoplysninger, genetiske og biometriske data, oplysninger om racemæssig/etnisk oprindelse, politisk, religiøst eller filosofisk tilhørsforhold, oplysninger om seksuelle forhold, oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om strafbare forhold.
Følsomme oplysninger behandles med særlig fortrolighed, af de underleverandører, som har ansvaret for denne type data.
Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål
Vi indsamler og opbevarer persondata i forbindelse med bestemte formål i forbindelse med varetagelse af opgaver for vores kunder eller som led i vores egne forretningsmæssige formål.
Vores baggrund for at behandle persondata er for at varetage en opgave for vores kunde.
Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata
Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Vi anvender således ikke andre persondata, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Derudover behandler vi kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.
Det kan være bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse, som påhviler os i henhold til lovgivning.
Med henblik på at sikre, at vi alene behandler relevante og nødvendige persondata for hvert af vores bestemte formål, anvender vi IT-løsninger, der bidrager til at sikre, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også via interne retningslinjer, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.
For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger, der sikrer, at persondata kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.
Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.
Da vores service er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den persondataansvarlige hos Ravn IT ovenfor til at meddele os dine ændringer.
For at sikre kvaliteten af dine persondata, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende persondata.
Persondata indhentet i forbindelse med behandlingen af konkrete opgaver vil blive opbevaret en passende periode efter opgavens afslutning. Dette vil normalt være i en periode på 5 år, blandt andet med udgangspunkt i Bogføringslovens regler. Såfremt data om dig i en konkret sammenhæng bliver opbevaret i længere tid, vil du modtage oplysning herom i forbindelse med indsamlingen af oplysningen.
Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine persondata
Når vi behandler dine persondata, sikrer vi os, at vi altid har et lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger.
Som oftest behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores aftale om at opfylde en aftale med vores kunder og vores legitime interesse i at behandle dine persondata.
Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og – såfremt det er nødvendigt - beder vi om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.
Vi videregiver ikke dine persondata uden et lovligt grundlag
Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine persondata til tredjepart.
Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi forinden dit samtykke og informerer om, hvad dine persondata vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret eller ved at give os besked herom. Markedsføring pr. e-mail kræver dog dit samtykke.
Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtede til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed.
Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine persondata til modtagere i tredjelande, dvs. lande udenfor EU/EØS-området, dog anvender vores website links til YouTube materiale som kan indsamle data om din interaktion, dog kun mod forudgående cookie samtykke.
Sikkerhed
Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og persondata, der afdækker oplysninger om personlige interesser og oplysninger, som i øvrigt anses at være fortrolige. Vi kontrollerer den faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende backup af vores datasæt.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt og i henhold til de i lovgivningen fastsatte regler herom. Såfremt dine persondata behandles af en ekstern samarbejdspartner/underleverandør, f.eks. i forbindelse med en cloud-løsning, sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende auditeres, f.eks. ved anvendelse af it-leverandører, der opretholder en relevant certificering om IT- og informationssikkerhed.
Brug af cookies på ravnit.dk
Når du besøger vores website www.ravnit.dk eller vores kundeportal kunde.ravnit.dk, indsamles der basis oplysninger om dig, som udelukkende bruges til funktionelle formål i vores hjemmesidesystem og er ikke tilegnet målrettet eller personlig annoncering.
Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies og undlade videre brug af websitet.
Hvad er en cookie?
En cookie er en lille tekstfil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder kun tekst, er ikke et program og indeholder ikke virus.
Cookiebot
Vi anvender Cookiebot.com til håndtering af cookie samtykke på dette website.
Sådan afviser eller sletter du dine cookies
Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillingerne i din Internet-browser. Hvor du finder indstillingerne afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, er der mange funktioner og services, du ikke kan bruge, fordi disse funktioner og services forudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, du foretager.
Cookies som du tidligere har accepteret, kan efterfølgende nemt slettes. Benytter du en PC / computer med en nyere Internet-browser, kan du slette dine cookies ved at bruge genvejstasterne: CTRL + SHIFT + Delete.
Virker genvejstasterne ikke, og/eller benytter du en MAC, skal du starte med at finde ud af, hvilken browser du bruger og herefter klikke på det relevante link:
Husk: Bruger du flere Internet-browsere, skal du slette cookies i dem alle.
Cookiedeklaration
Se vores cookiedeklaration på www.ravnit.dk/cookiedeklaration for at få oplysninger om de cookies, vi bruger.
Dine rettigheder
Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har som kunde til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.
Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, se ovenfor.
Såfremt du ikke er kunde, men vi behandler persondata om dig som led i en opgave for en kunde, f.eks. for din arbejdsgiver, har du som udgangspunkt ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, jf. ovenfor.
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet lovligt grundlag for behandling af dine persondata. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne ovenfor til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.
Du har ret til at modtage dine egne data i elektronisk form (ret til dataportabilitet)
Du har ret til – i elektronisk form - at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler persondata om dig som led i en kontrakt, hvor du er aftalepart, kan du også få tilsendt dine data.
Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format via e-mail eller på et USB-stick.
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.
Du kan klage over uretmæssig behandling af dine persondata
Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, er du velkommen til at drøfte dette med din kontakt hos Ravn IT. Du kan også klage til den person, som kontoret har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål, jf. ovenfor.
Mener du, at dine persondata ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk
Dette websted ejes og drives af:
Ravn IT A/S
Snebærvej 3
DK-4200 Slagelse
CVR. nr. DK26406137
Tlf. 70 400 300
E-mail: info@ravnit.dk
Opdateret 10. juni 2024
Security Awareness | IT-sikkerhed
Træning til dine medarbejdere, så de bliver bedre rustet til at spotte kritiske IT-trusler.
Læs mere og kontakt os | Vi hjælper dig i gang
